Minnelijke fase

Indien u zich als debiteur nog in deze fase bevindt, zijn de eventuele bijkomende kosten nog te overzien. Betalen in deze fase is dan ook zeer raadzaam.

Feitelijk houdt deze fase in dat wij u aanmanen voor het openstaande bedrag, hieraan zijn echter wel extra kosten verbonden. Hieronder is het minnelijke traject uitgeschreven. 

Minnelijk traject

Stap 1. Aanleveren zaak

Wij bekijken de aangeleverde stukken om te bepalen bij welke stap het minnelijke traject moet beginnen. Er wordt gekeken of de debiteur in gebreke is gesteld en of een ingebrekestelling nodig is. De termen aanmaning en ingebrekestelling hebben in de praktijk dezelfde betekenis. De ingebrekestelling zorgt ervoor dat de debiteur in betalingsverzuim terecht komt.

Stap 2. Ingebrekestelling/aanmaning opmaken

Een ingebrekestelling moet het volgende bevatten:

• Eigen gegevens;
• Precieze eis: betaling van X euro voor de geleverde goederen/diensten op een exacte datum of binnen een bepaald aantal dagen na ontvangst van de aanmaning;
• Factuurnummer, debiteurgegevens;
• Handig maar niet verplicht: een kopie van de originele factuur.

Er moet een redelijke termijn worden gehanteerd voor de betaaltermijn van de factuur. Een redelijke termijn moet worden bepaald aan de hand van de omstandigheden. Er wordt bijvoorbeeld gekeken naar de tijd die de schuldenaar voor de aanmaning heeft gehad om zich voor te bereiden. Een termijn die in ieder geval redelijk is, is 14 dagen. Eventuele vervolg aanmaningen kunnen volstaan met bijvoorbeeld 7 dagen of 5 dagen.

Stap 3a. Ingebrekestelling versturen

Moet het versturen van de ingebrekestelling digitaal of per post worden gedaan? Volgens de wet moet een schuldenaar (debiteur) schriftelijk in gebreke worden gesteld. In de praktijk is het toegestaan om de ingebrekestelling per e-mail te versturen. Wij raden aan om de ingebrekestelling zowel via de post als via de e-mail te versturen indien dit mogelijk is. Een voorbeeldbrief van de ingebrekestelling vindt u hier.

Stap 3b. Ingebrekestelling niet nodig

Onder sommige omstandigheden is het niet nodig om de schuldenaar/debiteur eerst in gebreke te moeten stellen om het betalingsverzuim in te laten gaan. Een ingebrekestelling is namelijk niet verplicht indien betalingsverzuim automatisch intreedt of er andere afspraken zijn gemaakt met betrekking tot verzuim en de ingebrekestelling.

Er kan sprake zijn van een fatale termijn. Er is sprake van een fatale termijn op het moment dat de factuur op een bepaald tijdstip moet zijn voldaan. Een voorbeeld hierbij is een betaling op de eerste van de maand. Bijvoorbeeld bij een sportabonnement.

Contractuele afspraken kunnen ervoor zorgen dat verzuim intreedt zonder ingebrekestelling. Er kan een bepaling worden opgenomen in het contract of in de algemene voorwaarden. Een beroep op deze contractuele afspraken omtrent het verkeren in betalingsverzuim kan in bepaalde omstandigheden onaanvaardbaar zijn. Om dit te voorkomen is het verstandig om alsnog gebruik te maken van een ingebrekestelling om zo enige zekerheid te hebben omtrent het intreden van het verzuim.

Stap 4a.  Buitengerechtelijke incassokosten brief bij natuurlijke personen (BGK of WIK-brief)  

Als de schuldenaar/debiteur een natuurlijk persoon betreft moet er na de ingebrekestelling een aankondiging worden gegeven van de bijkomende incassokosten. De hoogte van de incassokosten is afhankelijk van de hoogte van de openstaande vordering. In deze zogenoemde 14-dagenbrief wordt nogmaals 14 dagen de tijd gegeven om de factuur te betalen zonder bijkomende kosten.

De 14-dagenbrief moet de volgende punten bevatten:

• Eigen gegevens (naam, adres);
• Factuurnummer, debiteurgegevens;
• Openstaand bedrag met factuurnummer;
• Een betaaltermijn van 14 dagen, ingaande de dag na ontvangst/bezorging;
• Benoem dat bij uitblijven van betaling incassokosten en wettelijke rente in rekening worden gebracht.

Het is cruciaal dat bovenstaande informatie correct wordt opgenomen in de brief. Indien achteraf blijkt dat bijvoorbeeld het bedrag aan incassokosten niet correct is, dient een nieuwe brief te worden verzonden aan de debiteur. Dit betekent dat u uw debiteur een nieuwe termijn moet gunnen, voordat u de incassokosten in rekening kunt brengen. Een voorbeeldbrief van de 14-dagenbrief vindt u hier.

Let op, als de debiteur in uitoefening is van een beroep of bedrijf, dan is een 14-dagenbrief niet nodig. Als de termijn van de ingebrekestelling in een dergelijk geval verstrijkt, dan kunnen de incassokosten en wettelijke rente bij de openstaande vordering worden opgenomen.

Stap 5. De hoogte van de incassokosten

De hoogte van de incassokosten is afhankelijk van de hoogte van de openstaande vordering. De incassokosten bedragen altijd minimaal € 40,00. De ontstaande tabel geeft aan hoe de incassokosten worden berekend. Er kan ook een online rekentool worden gebruikt. https://www.kbvg.nl/gerechtsdeurwaarders/kosten/incassokosten-calculator

Meerdere openstaande vorderingen

Indien er meerdere openstaande vorderingen zijn en er is nog geen 14-dagenbrief gestuurd, dan worden de openstaande vorderingen bij elkaar opgeteld en daarover worden de incassokosten berekend.

Wanneer de openstaande vorderingen uit meerdere termijnen bestaat, waarvan er over bijvoorbeeld het termijn van december een 14-dagenbrief is verstuurd en over januari nog niet, dan wordt er in een nieuwe 14-dagenbrief aangegeven dat de openstaande vordering met een termijn is verhoogd en wordt er opnieuw 14 dagen de tijd gegeven om de vordering te voldoen zonder dat er verhogende incassokosten verschuldigd zijn. Een voorbeeld:

1^e vordering: termijn van december is €100,00. De incassokosten die hierover worden berekend zijn € 40,00.

2^e vordering: termijn van januari is € 400,00. De incassokosten die hierover worden berekend moeten aan de hand van de totale vordering worden gedaan. Dus €100,00 + €400,00 = € 500,00 =      € 75,00 aan incassokosten. Dit betekent dat de incassokosten met €35,00 wordt verhoogd, mits de debiteur de tweede 14-dagenbrief ook laat verstrijken zonder betaling.

Stap 6. De 14-dagenbrief versturen

Het hof heeft het toegestaan om de 14-dagenbrief digitaal te verzenden. Indien er een e-mailadres bekend is en hier ook eerder mee is gereageerd door de debiteur, dan is het prima om de 14-dagenbrief via de e-mail te versturen. Ook indien het spam filter de e-mail eventueel zou tegenhouden.

Onze ervaring heeft geleerd dat de kantonrechter veelal oordeelt dat de 14-dagenbrief wel per post dient te worden verstuurd. Is dit niet gedaan? Dan kan de rechter oordelen dat de incassokosten niet verschuldigd zijn. Ons advies is dan ook om de 14-dagenbrief per post en digitaal te versturen.

De debiteur is de incassokosten en wettelijke rente verschuldigd vanaf de dag van ontvangst. In de praktijk betekent dit dat indien de 14-dagenbrief per post is verstuurd dat er 14 dagen + 2 dagen wordt aangehouden. 

Stap 7. Vervolg

Indien de debiteur besluit niet over te gaan tot betaling van de openstaande vordering zal het dossier worden voortezegt naar de volgende fase, namelijk de gerechtelijke fase.