Debiteurenbeheer is soms een vervelende klus, maar als ondernemer ontkom je er niet aan. Er zijn altijd debiteuren die niet betalen en waar je als ondernemer ‘achteraan moet’ om de factuur betaald te krijgen. Wanneer je de debiteur dan eindelijk een keer telefonisch spreekt bestaan er vele smoesjes om niet te betalen. In deze blog leest u de meest gebruikte smoezen door debiteuren en hoe u kunt reageren. 

 

1) Wanneer een debiteur smoezen blijft bedenken, stel dan de volgende vraag: ‘Hoe gaat u ervoor zorgen

    dat het factuurbedrag morgen op onze rekening staat?’;

2) Controleer of het probleem dat de debiteur aangeeft de enige reden is dat de betaling nog niet verricht is. Hiermee baken je het probleem af;

3) Wellicht is dit een ‘inkoppertje’, maar stel open vragen. Door open vragen te stellen krijg je meer

    informatie en zal de debiteur eerder geneigd zijn om toezeggingen te doen;

4) Bevestig gemaakt afspraken altijd schriftelijk (per email).  

 

Leg uit wanneer de factuur en eventuele betalingsherinneringen zijn verstuurd. Controleer of de adresgegevens kloppen. Klopt de informatie in uw systeem? Dan kunt u als volgt handelen: geef aan dat u direct een kopie van de factuur zal sturen per e-mail en vraag wanneer u de betaling kunt verwachten. Spreek een uiterste datum af en bevestig dit per mail. Indien de factuur per post gaat, bel dan uw debiteur op korte termijn om te vragen of de factuur ontvangen is. 

 

Grote kans dat u, voordat u ging bellen, hebt gecontroleerd of de factuur betaald is. Vraag op welke datum de betaling is gedaan, om welk bedrag het gaat en met welk betalingsomschrijving. Vraag of de debiteur een betalingsbewijs wil overleggen. 

 

Banken maken zelden een fout. Het is niet aan u om dit te bewijzen, dan wel op te lossen. Maak een afspraak met uw debiteur en vraag wanneer de betaling gedaan wordt.  

 

Uiteraard is dit geen probleem. Vraag naar de juiste persoon. Kan je niet direct worden doorverbonden vraag dan om de contactgegevens en beschikbaarheid van die persoon. Wij adviseren om zelf op een later tijdstip terug te bellen. Laat u niet afschepen met een “zal ik vragen of mijn collega u terugbelt?”, grote kans namelijk dat dit niet gebeurt. 

 

Dit kan gebeuren maar het is onwaarschijnlijk dat er in zijn geheel geen andere ‘verantwoordelijke’ aanwezig is. Vraag naar degene die de zaken waarneemt, er moet ongetwijfeld iemand zijn die verantwoordelijk is voor de administratie van het bedrijf. Deze ‘smoes’ kan maar één keer gebruikt worden, daarna houdt het op, dit kan je doorgeven aan de persoon aan de telefoon.  

 

U wilt niet de dupe zijn van slechte betalingsafspraken tussen uw klant en zijn klant. Dit mag u dan ook duidelijk maken. Wijs uw debiteur op de afspraken die u met hem/haar heeft gemaakt en dat ook u leveranciers, klanten en personeel heeft die u op tijd dient te betalen. Vraag om een betaling, of een deelbetaling. Vraag ook wanneer u de betaling van het restant kunt verwachten. Indien niets mogelijk is op korte termijn, spreek dan eventueel een betalingsregeling af waarbij de debiteur de factuur in delen betaald. 

 

Vraag waarom er niet is gereclameerd. Er is geen klacht bekend. Verstuur goederen daarnaast (altijd) met een ontvangstbewijs of verzenbewijs. Hiermee kan je achterhalen en aantonen of de goederen daadwerkelijk zijn verzonden c.q. ontvangen of niet. Twee opties: 1) niet geleverd: geef aan dat u het zeer vervelend vindt voor de klant dat de goederen klaarblijkelijk niet geleverd zijn. Geef tevens aan dat u het gaat oplossen door de goederen meteen of zo spoedig mogelijk te laten afleveren. Bel op de dag van levering om te controleren of alles goed is gegaan en om een betaalafspraak te maken. 2) wel geleverd: geef aan dat deze opmerking u bevreemdt, het pakket is namelijk op DATUM afgeleverd met daarbij een handtekening voor ontvangst. Geef aan dat gezien er geen klacht is gemaakt over bijvoorbeeld een incomplete levering u graag een betaalafspraak wilt maken. U heeft tenslotte netjes geleverd. 

 

Het beste wat u kunt doen is een betalingsregeling afspreken. Geef daarbij aan dat het de laatste mogelijkheid is. Indien de regeling niet wordt nagekomen wordt de vordering uit handen gegeven. Bevestig de betalingsregeling en laat deze indien mogelijk tekenen door de debiteur. 

 

Vraag uw debiteur met wie de afspraak is gemaakt zodat je het één en ander kunt controleren. Weet niemand in de organisatie van deze afspraak af, stuur dan een laatste aanmaning. 

 

Controleer of er in het systeem een klacht te vinden is, wellicht is er weldegelijk sprake van een klacht maar is deze inmiddels opgelost. Indien de klacht terecht is moet dit opgelost worden zodat volledige betaling gevorderd kan worden. Spreek met de klant af om alvast een gedeelte te betalen voor de goederen en/of diensten die naar tevredenheid zijn geleverd. Is de klacht onterecht, vertel de klant dat de factuur binnen de gestelde termijn betaald moet worden, anders wordt de vordering uit handen gegeven. 

 

Controleer in uw eigen administratie of er afspraken zijn gemaakt met betrekking tot een creditnota. Zijn er geen afspraken gemaakt geeft u dit aan en vraagt u wanneer jullie de betaling mogen verwachten. Wanneer de debiteur blijft volhouden, kunt u vragen om bewijsstukken waaruit zou blijven dat een creditnota zou worden opgesteld. Indien er inderdaad een creditnota moet worden verstuurd, geef dan aan dat u deze meteen zal versturen en vraag uw klant of de creditnota het enige is dat betaling van de factuur in de wegstaat. Vraag wanneer u de betaling kan verwachten.  

 

U kunt in uw systeem de gegevens controleren. Zijn de gegeven juist? Incasseer dan nogmaals. Indien de betaling is gestorneerd, vraag de klant de reden voor het storneren, laat de debiteur het bedrag overmaken of incasseer opnieuw. Ditzelfde geldt voor het geval de gegevens niet juist zijn. Verbeter de gegevens en incasseer opnieuw. 

 

Vraag wanneer het probleem opgelost zal zijn. Geef daarbij aan dat je debiteur weer zult bellen. Wanneer de debiteur herhaaldelijk deze smoes geeft of het de zoveelste reden is om niet te betalen kunt u de debiteur vragen een telefonische overboeking te doen.

  

Controleer de overeengekomen betalingstermijn (overeenkomst). Welke bepalingen staan er in de algemene voorwaarden van de klant en die van uw eigen bedrijf. Indien duidelijkheid nodig is kunt u eventueel andere condities afspreken voor een volgende levering. 

 

 

Dit is slechts een kleine opsomming van het arsenaal aan smoezen die debiteuren gebruiken aan de telefoon. 

 

Wij komen graag met u in contact. Wij kunnen zorgdragen voor het debiteurenbeheer van A tot Z of alleen uw vordering voor u innen.